Если у вас есть бизнес, но вы считаете, что внедрение систем учета – это пустая трата денег, то не составит труда догадаться, какой масштаб вашего бизнеса. Скорее всего, у вас небольшая компания и вполне вероятно, что ваш главный инструмент автоматизации бизнеса – всем известный Excel. Это не удивительно, ведь он самый доступный, поскольку почти на каждом ПК установлен пакет Microsoft Office. Стоит признать, что на стадии основания и становления бизнеса, Excel может подходит небольшим предприятиям для автоматизации расчетов и отчетности, так как по заданным формулам и макросам производятся достаточно сложные вычисления.
Однако, время не стоит на месте и развитие бизнеса, к счастью, тоже. Спустя небольшой промежуток времени вы осознаете, что вам как воздух нужно нечто, что сможет свести воедино ваши записки в тетрадках и Excel с платежками клиентов и отчетами. Чтобы разобраться с ситуацией, многие обращаются к «всемогущему Гуглу», который выдаст множество вариантов систем учета. При этом вы не только не найдете конкретного ответа на свой вопрос, а еще добавите к нему новые вопросы: Почему систем учета так много? Чем они различаются? Какая нужна вашему бизнесу? Давайте разбираться вместе.
Что такое системы учета и зачем они нужны?
Если вы хотите начинать или развивать собственный бизнес, то без систем учета просто не обойтись. Современная действительность диктует свои правила и системы учета это – необходимость и возможность для бизнеса выйти на новый уровень.
Системы учета – это комплекс инструментов, необходимых для автоматизации процессов компании: бухгалтерского, налогового, кадрового, управленческого, оперативного торгового, складского и производственного учета, а также расчета заработной платы, учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами.
В наши дни еще встречаются предприниматели, которые по старинке используют бухгалтерские программы для ведения бизнеса. Такой подход малоэффективен, особенно для развития бизнеса. Гораздо продуктивнее внедрить специализированное ПО. Руководители предприятий даже не представляют, насколько эффективным станет их бизнес, при внедрении складского учета и его интеграции с «1С». В подтверждении данной позиции перечислим основные причины, почему использование лишь бухгалтерского ПО не годится для управления бизнесом:
- отсутствие в бухгалтерском ПО актуальных данных, к примеру, текущих остатков на складе. Для того, чтобы они появились нужны сформированные бухгалтерские проводки, которые бухгалтер делает не сразу, а гораздо позднее;
- для работы в нем нужны специальные знания, которых, как правило, нет у менеджеров, сотрудников склада и иного персонала;
- оно не формирует специальные торговые отчеты, с помощью которых руководитель компании легко и быстро выявит: какие товары продаются лучше, какая категория потребителей покупает на большую сумму или большее количество товара и т.п. То есть вся самая важная отчетность, имея которую можно успешно управлять собственным бизнесом.
Верно подобранная система учета решает в бизнесе три ключевых задачи:
- формирование единого информационного пространства;
- определение узких мест и точек роста компании;
- помощь в принятии правильных бизнес-решений.
Нередко приходится слышать, что самый важный – это учёт финансов. Тем не менее, финансовый учет – это лишь часть бизнеса, не менее важны и другие виды учета в компании, как управленческий, кадровый, бухгалтерский, налоговый и т.д.
Наиболее часто для бухгалтерского учета преимущественно внедряется 1С, для налогового учета – онлайн сервисы, для учета по контрагентам и заказов с ними – онлайн CRM-системы, для телефонии также применяют онлайновые сервисы (Манго-Телеком), для складского учета – конфигурация 1С-CRM или другая CRM-система, а для связи всего это хозяйства с внешним миром используются разные API онлайновые сервисы и 1С.
Какими свойствами должна обладать система учета?
К каждой системе учета стоит предъявлять индивидуальные требования, учитывая собственные бизнес-процессы и советы опытных специалистов IT-компании. Однако при выборе абсолютно любой системы учета рекомендуется обратить внимание на ее общие свойства:
- настройка, здесь подразумевается возможность «донастроить» систему под запросы компании;
- гибкость системы, чтобы можно было оперативно ее изменить, внедрить или вовсе перестать пользоваться;
- простота и удобство при работе с ней сотрудниками самой различной квалификации;
- возможность интеграции с иными инструментами и сервисами вашего бизнеса;
- иметь качественную и оперативная техподдержку;
- соответствие системы учета вашим финансовым возможностям при последующей эксплуатации.
Преимущества систем учета для бизнеса
- автоматизация рутинных процессов, в результате чего пропадает необходимость несколько раз заносить одни и те же данные;
- минимальные временные и ресурсные затраты на сбор, хранение и обработку данных;
- оперативное создание документов и отчетов, к примеру, всего за пару кликов можно сформировать всю необходимую итоговую отчетность;
- удобство введения всех данных и поиска по базам;
- прозрачность и простота восприятия информации в удобной форме ее представления для анализа: отчетов в виде таблиц, диаграмм, на любую дату, с различной степенью детализации, начиная от консолидированных сведений по всем собственным организациям до отдельных групп товаров, филиалов, менеджеров и т.д.;
- ведение учета налогов и финансов с минимальными погрешностями, например, безошибочное начисление работникам заработной платы, учитывая имеющиеся налоги и отчисления;
- разграничение прав доступа к данным между специалистами различных уровней;
- возможность получить всю необходимую информацию абсолютно из любой точки мира посредством онлайн-систем учета;
- удобная основа для развития бизнеса – увеличения числа клиентов, товаров, персонала и уровня продаж.
Когда нужна новая система учета?
Справедливо оценивая динамику развития бизнес-процессов в современных условиях становится ясно, что без модернизации учетной системы грамотная оптимизация процессов управления в компании невозможна.
Вам точно стоит подумать о смене системы учета на более современную и оптимальную, если ваша система:
- не обеспечивает оперативный и легкий доступ к информации;
- выдает информацию в неудобном, плохо структурированном виде;
- требует постоянных временных затрат на обновления и настройки, поиск необходимой функции, повторный ввод данных, перенос информации с одного места на другое;
- чересчур сложная и имеет много ненужных опций, которые никогда не пригодятся;
- слишком простая и не подходит для расширения бизнеса;
- приводит к постоянным затратам на обучение, обновление и обслуживание.
Сегодня на рынке представлено немало инструментов учета. Безусловно, чем больше ваш бюджет на внедрение системы учета, тем большее число решений вам доступно. Но наличие финансовых средств и количество подходящих вариантов не принесут успеха вашему бизнесу, если у вас нет понимания тех задач, которые должна решать система учета.
Следовательно, еще до внедрения системы учета, стоит определить задачи, которые она будет решать и чем она сможет помочь вашей компании. Для этого нужно ответить на следующие вопросы: Каким образом в вашей компании производится учет? Что вас не устраивает в этом учете? Что вы хотите получить от системы учета сейчас и в ближайшем будущем? Кто ею будет пользоваться и как?
Чтобы наиболее правильно и точно ответить на все вопросы и избежать ошибок при выборе необходимой системы учета, советуем воспользоваться услугами профессиональной IT-компании.
Наша IT-компания «+Альянс» учтет все аспекты и часто возникающие проблемы вашего бизнеса, что поможет сократить сроки внедрения и обеспечить максимально-эффективное функционирование систем учета.
Мы поможем внедрить современные системы учета и автоматизируем бизнес-процессы вашей компании в кратчайшие сроки.
