20 регионов России ввели ограничения из-за распространения «омикрон-штамма». Снова по всей стране сотрудников «оправляют» на удалёнку. Не менее 30 % будут трудиться из дома в Орловской, Архангельской, Омской, Челябинской, Свердловской областях и Ингушетии. До половины работников переведут на удалённый режим работы в Крыму, Калининградской области и в Ямало-Ненецком автономном округе.
А вы готовы к «новой волне»? Организовали своё цифровое рабочее место и используете весь его потенциал на благо бизнеса?
Давайте вместе разберёмся, как грамотно организованная совместная работа может «работать» на ваш бизнес «на зло» очередной волне коронавируса.
Время перемен не прошло?
Есть негласное правило: чтобы что-то обрести, надо что-то потерять. Как ни странно это звучит, но оно отлично работает в пандемию.
Мы лишись живого общения с коллегами, тёплых объятий при встрече, отдыха в любимой стране, дышать свободно, то бишь без маски. Однако обрели множество скиллов и освоили немало софтов для удалённой коллективной работы.
Мы ещё помним панику в начале пандемии, когда большинство руководителей не знали, как перейти на «непонятный» удалённый режим работы? Но очень быстро ключевым бизнес-трендом стало повышение эффективности деловых коммуникаций, причём online.
Наша команда имеет обширный опыт, приобретённый при внедрении цифрового рабочего места для своих клиентов. Мы решили поделиться мнением о том, как совместная работа может принести пользу для вашего бизнеса.
3 главных урока, приобретённых при внедрении Teams
В 2020 году всему бизнесу пришлось «оцифровать» рабочие места. Чтобы сохранить свой бизнес, цифровизация происходила в рекордно короткие сроки. А как насчёт долгосрочной перспективы? Учитывая опыт и приобретённые уроки, стоит учесть три шага, которые имеют решающее значение для успешного внедрения цифрового рабочего места:
1. Повышайте осведомлённость и пробуждайте «аппетит» к новым открытиям
✔️ Объясните «почему»:
Изменение рабочих привычек дома или в офисе должно сопровождаться детальным информированием всех сотрудников, «почему» внедряемые перемены является улучшением по сравнению с прежними разрозненными способами работы. В сложившейся ситуации, где цифровизация – это единственно верный путь в бизнесе, крайне важно объяснить все плюсы цифрового рабочего места с Microsoft Teams в долгосрочной перспективе, когда каждый сможет вернуться в офис. Ведь только когда мы понимаем, почему и как, у нас возникает желание изучать и развивать новую привычку в работе.
Рабочее место кардинально меняется с точки зрения времени, пространства и режима совместной работы. И своевременные разъяснения: почему и насколько новые методы работы важны для компании, команды и каждого сотрудника – это важная часть стратегии изменений и коммуникации.
✔️ Объясните «как»:
Как только сотрудники узнали и поняли, почему это важно, их необходимо проинформировать о предстоящих изменениях. О том, “как” все будет происходить. При этом нужно использовать самые разные форматы, чтобы вызвать у работников желание для самостоятельного изучения и исследования новшеств. Приведём несколько успешных примеров, как мотивировать сотрудников активно использовать Teams и иные сервисы цифрового рабочего места:
- Создавайте короткие видеоролики. Они могут состоять из интервью Microsoft Teams со спонсором проекта или анимационных фильмов, которые показывают видимые перемены или реальные преимущества. Они должны содержать побудительные действия, чтобы сразу же захотелось применить все на практике.
- Упрощайте и уточняйте абстрактные понятия. Расскажите простым и доступным языком, что включает в себя облачная философия Office 365, как инструмента для создания комфортного цифрового рабочего места. Как правило, не все знают и понимают, что означают такие понятия, как облако или SaaS. Убедитесь, что все имеют представление, в чем заключается синхронизация облака и их ПК. Это имеет значение для истинного понимания того, как функционируют OneDrive, SharePoint или Teams.
- Делитесь возможностями. Распространяйте отзывы пользователей, которые рассказывают про свой опыт, уделяя внимание широким функциональным возможностям Office 365. Тем самым можно наглядно показать, как небольшие, так и более значимые преимущества, которые позволят всей команде эффективно общаться и решать рабочие вопросы. Старайтесь мыслить нестандартно. Ключевое значение имеет внедрение широких сценариев, к примеру, обращение к OneNote, Planner, совместное редактирование в Teams и т.п.
2. Обеспечьте лёгкий доступ к знаниям
Сотрудники должны чувствовать себя комфортно с инструментами, которые они будут использовать изо дня в день. Обычно все сталкиваются с проблемами доступа к необходимой информации и постоянными изменениями интерфейса или функциональными возможностями новой платформы.
Если использовать творческий подход к источникам информации, то можно эти вызовы превратить в новые возможности. Стоит идти в ногу со временем и заменить классические обучающие сессии или тренинги новыми форматами:
✔️ Создайте команду амбассадоров (послов), чтобы направлять своих коллег, так как сейчас невозможны традиционные «неформальные» контакты, как беседа за чашечкой кофе. Амбассадоры – это рациональное решение, если вы хотите собрать отзывы пользователей или снизить рабочую нагрузку на IT-поддержку, при ответах на небольшие вопросы. При приёме амбассадоров имеет значение, чтобы они понимали, что их цифровая роль должна быть активной, например, поиск контактов со своими коллегами через чат, а в последствии реактивной, поскольку вопросы не будут появляться так же спонтанно, как в “физическом” офисе.
✔️ Задействуйте целевых руководителей команд. В условиях пандемии недостаточно полагаться только на амбассадоров. Стоит увеличить осведомлённость и улучшить рабочие коммуникации с привлечением руководителей команд. Именно они выступают в качестве основной движущей силы и наглядного примера для подражания. Организуя сессии вопросов и ответов для руководителей команд и предоставляя им презентационные материалы, вы поддержите их и позволите передавать важные сообщения конечным пользователям.
✔️ Настройте вебинары. Сегодня мы сталкиваемся с избытком вебинаров, как основного способа общения в Интернете. В итоге люди достигли определенного оцепенения. Вот почему при использовании вебинаров в качестве инструмента для обучения стоит уметь привлекать внимание сотрудников. Предлагаем для этого использовать следующие способы:
- Разделите обучающий контент на кусочки не более 5 минут.
- Будьте достаточно категоричны при просьбе сотрудников ознакомиться с ними. Объясните им что, потратив сейчас немного времени, они позже сэкономят энергию и ресурсы при возникновении проблемных ситуаций.
- Предложите тренинги с гидом, несмотря на удалённый формат, для тех, кто менее заинтересован в самостоятельном изучении.
✔️ Создайте справочный портал. Во времена COVID-19 важно иметь единую информационную базу, где каждый работник сможет найти ответы на вопросы. Но не забывайте обновлять контент и делиться информацией по обновлениям со своей аудиторией.
3. Расширяйте рабочие коммуникации посредством рекомендаций
Каждая платформа имеет свою уникальную цель по расширению возможностей для совместной работы. Электронная почта самый популярный способ коммуникации с коллегами, но если мы научимся более интенсивно обмениваться информацией, то появится значительно больше возможностей. Как мотивировать коллег создавать новые рабочие места и обмениваться информацией с помощью других способов, не прибегая к электронной почте?
- Во-первых, в Microsoft Teams можно создать уровень управления, именуемый Workspaces, который поможет организовать совместные рабочие пространства и управлять ими согласно общепринятым правилам безопасности и управления.
- Во-вторых, создание обобщённых уроков в виде конкретных шаблонов, которые каждый сотрудник сможет применить к своему рабочему пространству.
- В-третьих, обмен полученным ценным опытом компании через справочный портал.
- И, наконец, в-четвертых, VIP-коучинг. Индивидуальные коучинговые сессии для топ-менеджмента окупаются, поскольку они способствуют поддержке сверху и значительно упрощают лидерство на примере. Не стоит недооценивать время и усилия, затраченные на согласование повесток дня.
✔️ Коучинговые сессии должны быть короткими: максимум 30 минут и от 2 до 4 сессий в зависимости от того, насколько хорошо конкретный руководитель владеет инструментами Office 365.
✔️ После краткого ознакомления с облачной философией Office 365, необходим переход к практическому обучению, начиная с реальных потребностей и вопросов руководителя.
✔️ Работа должна проходить синхронно с IT-командой, чтобы ноутбук руководителя был правильно настроен с самого начала практического обучения.
Новый способ работы
COVID-19 стал самым нетривиальным ускорителем для внедрения Microsoft Teams и создания цифровых рабочих мест. Мы не использовали ранее чат и виртуальные встречи так часто, как в последний год. Для многих компаний именно Teams – стал уникальной возможностью удержаться и развиваться в столь непростые времена. Но большинству предприятий необходимы: структурированное управление изменениями и управляемые процессы, чтобы сотрудники смогли максимально использовать потенциал совместной работы для постоянно развивающегося цифрового рабочего места.
Microsoft Teams – это первый шаг в обретении нового способа работы компании. Сделать этот шаг на пути к развитию стоит обдуманно, без спешки и желательно под контролем. Только так вы сможете грамотно организовать эффективное цифровое рабочее место, которое принесёт успех в бизнесе.
Хотите оцифровать рабочие места ?
Оперативно, правильно и без ошибок
Просто напишите нам или закажите звонок - мы поможем!
