Часть 2.
В предыдущей статье мы рассмотрели первые два пункта перехода в режим удалённой работы из дома — это:
- Осознанная готовность сотрудника к переходу на удалённую работу.
- Осознанная готовность руководителя к переходу компании и сотрудников на удалённую работу.
Итак, вы, как собственник и руководитель бизнеса готовы перевести компанию в режим работы home office, ваши сотрудники приняли тот факт, что теперь им не нужно подниматься в 7:00, завтракать на бегу, толкаться в метро или автобусах, спешить в офис. Каждый сотрудник компании дисциплинирует себя самостоятельно без внешних регламентов, организовывает дома рабочие место, а с вашей стороны предоставлены все технические возможности для продолжения рабочего процесса на удалёнке.
И вот теперь мы поговорим о технической части работы в режиме home office, а именно:
- Как организовать удалённо рабочие места сотрудников?
- Технический механизм организации рабочих мест и контроль за ними.
- Коммуникация между командой.
Теперь по порядку:
Организуем удалённо рабочие места сотрудников.
В режиме оффлан, к примеру, на общей планёрке, или онлайн — по видеосвязи, обсудите организацию рабочих мест каждого сотрудника. Выясните, у кого какие с данным вопросом трудности, возможно, что у одного сотрудника нет стола, у другого нет ноутбука или компьютера, у третьего отсутствует дома wi-fi. Это важно знать и составить список, чтобы оперативно решить вопросы отсутствия железа, софта, приложений и физического рабочего места.
Технический механизм организации рабочих мест и контроль за ними.
1. Решаем вопрос с железом сотрудников для удалённой работы.
Список составлен. Необходимо посчитать точное количество ноутбуков или компьютеров, которые необходимо закупить или, если в компании имеются, выдать сотрудникам. Далее они дома устанавливают железо. Помним, что всем сотрудникам необходимы гарнитура (наушники и микрофон, чтобы можно было вести переговоры, общаться по видеосвязи, осуществлять звонки). Обязательно в режиме общей видеоконференции проверяем работоспособность гарнитуры, дабы избежать возможных проблем уже находясь на карантине, ведь удалённо вряд ли можно будет починить или заменить наушники и микрофон, а проблемы со звуком — это то, из-за чего могут возникнуть трудности в коммуникации как с клиентами, так и с командой.
2. Домашний интернет или подключение к мобильной связи?
Только домашний интернет/wi-fi, никакой мобильной связи, потому что могут произойти сбои в работе операторов или, как вариант, ваш сотрудник живёт в новом районе, где только один оператор и качество связи далеко не самое удовлетворительное. Заранее обговариваете с сотрудниками, что они подключаются со стационарной домашней линии/wi-fi. Если отсутствует домашний интернет — оперативно проводят. Выбор среди поставщиков домашнего интернета сегодня огромный и вопрос решается в течение нескольких часов, достаточно выбрать провайдера и оставить заявку на сайте.
3. Удалённое администрирование.
IT-специалисты или системные администраторы компании должны установить на компьютеры, ноутбуки и личные устройства сотрудников приложения для коммуникации, такие как Microsoft Teams, Портал организации Microsoft, который включает в себя все необходимые приложения по планированию, работе с документами, VPN и облачные сервисы. Эти действия необходимы для коммуникации команды во время рабочего процесса, безопасности данных и одновременной работы несколькими пользователями с документом в режиме удалённой работы из любой точки и с любого устройства. VPN решает вопрос безопасности, а облако имеет огромную память и позволяет сохранять большие объёмы информации. Также не забываем, что облачные решения сегодня – это не просто модно, это решение множества задач бизнеса. Об этом мы рассказывали в статье.
Коммуникация между командой
Приложения и софт для коммуникации.
Мы уже об этом упоминали чуть выше в статье. Идеальный вариант для любой компании — это Microsoft Teams, доступ к которому компания Microsoft предоставила на 6 месяцев абсолютно бесплатно. Это очень крутой софт и рабочее пространство для корпоративного общения. В Teams есть всё: чаты, команды, видеозвонки, видеоконференции и собрания, заметки, напоминалки, календарь, вложения и документы, с последним так вообще могут работать множество пользователей одновременно, редактировать и вносить правки в режиме онлайн.
Чат. Для коммуникации между конкретными сотрудниками и всей командой важен внутренний чат. В Teams имеются как личные чаты, так и командные, где каждый может принять участие в обсуждении. Если кто-то затерялся в просторах своей квартиры и не отвечает, сотрудника всегда можно выделить @фамилия.
Календарь.
Здесь же в календаре можно поставить напоминание об онлайн-планёрках, звонках, задачах, предварительно которые вы согласуете в общем чате с коллегами, согласовав удобное для всех время. Любой разговор можно будет сохранить в записи.
Работа с документами в режиме онлайн.
Здесь возможности для всех: обсуждая, к примеру, коммерческое предложение, каждый сотрудник из отдела продаж может открыть документ и в режиме онлайн совместно с другими его редактировать, все правки сохраняются автоматически и документ не нужно сохранять на рабочий стол или в отдельную папку, всё сохраняется в облаке.
Обучение.
В Teams также возможно обучение посредством видеоформата или прикрепления видео.
Почта.
Прям рекомендуем Outlook, который возможен при наличии Office365. Это прежде всего безопасность и полная синхронизация поставленных задач в Teams, уведомления о которых будут приходить на почту.
Обучение.
Также лучше заранее провести обучение для всех сотрудников, потому как во время него возникнет масса вопросов, которые можно решить на берегу, а не отвлекаться на них во время удалённой работы.
Рассмотрели сценарий перехода сотрудников на режим работы home office. Кажется, что это сложно и слишком много нюансов, однако техническую сторону вы всегда можете делегировать на аутсорсинг, к примеру, "+Альянс". Наши инженеры не только проведут аудит и выявят возможные проблемы в дальнейшей работе, но и посоветуют, настроят и проконтролируют всю деятельность IT-инфраструктуры компании.
